Benieuwd naar het waardecreatiemodel? Bel > 088 6600 800
Benieuwd naar het waardecreatiemodel? Bel > 088 6600 800

SpotOnMedics B.V.

Kruisweg 819
Holland Office Center (gebouw 2)
2132 NG Hoofddorp

E: info@SpotOnMedics.nl
T: +31 (0)88 6600 800

FysioOne Agenda

Een gestroomlijnd proces voor agendavoering en declaratieverwerking

Ontstaan door ervaring en wensen uit het werkveld. Praktische functionaliteit met als gevolg: overzicht, gemak en tijdsbesparing. SpotOnMedics: Product Leadership Award 2016.

Offerte? Klik hier!

Wat betekent het All-In-One platform voor u?

Efficiënte agendavoering

De agenda heeft naast de dag- en weekweergave ook een groepenweergave voor bijvoorbeeld COPD, fitness en andere behandelgroepen. Bij de afspraakdetails worden verbruikte materialen vastgelegd om deze aan de patiënt te factureren.

Bij patiëntafspraken kunt u behandelkamers en -apparaten reserveren waardoor u altijd zicht heeft in beschikbaarheid en bezettingsgraad.

Patiënten kunnen bij een afspraak automatisch een afspraakbevestiging en evt. afspraakherinnering per e-mail ontvangen.

Patiënten kunnen zelfstandig inloggen op zijn/haar patiëntenportaal voor extra informatie en het thuis invullen van vragenlijsten, klinimetrie en bekijken van huiswerkoefeningen.

Naast patiënt afspraken worden ook managementtaken, to-do items en notities in de agenda vastgelegd. 

Verlaagde administratie

Bij inschrijving van nieuwe patiënten wordt automatisch het verzekeringsrecht en polisdekking van de patiënt opgehaald. Het FysioOne declaratieproces bewaakt actief uw succesvolle declaratie en verlaagt administratieve lasten. Dit leidt tot minder retourberichten en minder administratie tijd.

Het praktijk declaratieoverzicht wordt in een jaarschema getoond met zicht op volume van omzet, retouren en redenen van afwijzing. Weet u hoe hoog het percentage retourberichten van uw praktijk is en hoe u dit kunt reduceren? FysioOne helpt u daarbij en laat zien waar het beter kan!

Volledige integratie met sport- en fitness abonnementen en automatische facturen. Losse productverkoop en uitleen-artikelen. Patiëntfacturen per e-mail verzenden.

Kortom; meer tijd voor de patiënt en lagere (praktijk-) kosten.

Veel koppelingen en informatie

FysioOne bevat online koppelingen met VECOZO en/of Fysiovergoeding.nl maar ook met HierHebIkPijn.nl en andere informatiesystemen.

Daarnaast kan FysioOne gekoppeld worden aan het SpotOnMedics Financieel serviceplatform waardoor uw debiteurenoverzicht dagelijks actueel is en ziet u in FysioOne of declaraties volledig betaald zijn. Mocht dit niet zo zijn dan heeft FysioOne een optie om bepaalde patiënten op een zwarte lijst te plaatsen en misbruik van uw praktijk tijdig te signaleren en te voorkomen.

Agendaverrichtingen worden getoond in verschillende managementoverzichten zoals omzet, en verrichtingen per therapeut, per maand, etc.

Uiteraard is er ook zicht op behandelgemiddelden, zorgverwijzers, verzekeraars en het Plus-potentieel van de praktijk. 

Agenda

Wat zijn de basisfunctionaliteiten van de FysioOne Agenda?

Hieronder een overzicht van de basisfuncties.

Aanmeldprocedure + checks
Aanmeldprocedure + checks
Flexibele indeling + afspraken
(automatisch) versturen van afspraakbevestigingen

Aanmeldprocedure

Met één druk op de knop nieuwe patienten inschrijven én inzicht hebben in hoe uw patiënt is verzekerd. Alleen Geboortedatum, Postcode & Huisnummer invullen, daarna klikt u op de zoekknop en alle belangrijke patiëntgegevens zijn geladen en vastgelegd.

Er is een korte en uitgebreide aanmeldprocedure. Het zorgmail-adressenbestand is geïntegreerd en de lijst Borst helpt u met de juiste bepaling van chronisch / niet-chronische indicaties.

Inclusief uitgebreide wachttijd analyses voor pluspraktijken.

Patiënten ontvangen een afspraakbevestiging en uitnodiging om in te loggen op het online patiëntenportaal van de praktijk voor een intake/anamnese vragenlijst.

Afspraken

Naast patiëntafspraken kunt u ook gebruik maken van de groepsagenda om in een keer groepen van patiënten en sport- en fitnessabonnementen te administreren en declareren.

Het is ook mogelijk om niet-patiëntgebonden afspraken in uw agenda vast te leggen. Denk daarbij aan management overleg, huisarts overleg of dossier checks.

De uren van deze agenda-afspraken worden per therapeut geteld zodat hiermee aan het einde van de periode (maand/jaar) gerapporteerd kan worden over de bestede tijd. 

Alle agenda-afspraken leiden tot omzet- en verrichtingenoverzichten inclusief omzet- en urenberekeningen die nodig kunnen zijn voor de verloning van uw personeel.

Flexibele indeling

De agenda heeft veel instellingsmogelijkheden. Al uw medewerkers hebben een individueel dagrooster met, zo nodig, op dagbasis wisselende werklocaties, start- en eindtijden, roostertijden en prestatiecodes.

Uiteraard is het mogelijk om op dagbasis af te wijken van het basisrooster middels een last-minute bijstelling of het activeren van een vakantierooster.

FysioOne afspraakbevestigingen zijn gekoppeld aan de prestatiecode waardoor u uw patiënt per type verrichting een uniek bericht kunt versturen.

Heeft u meerdere bedrijfsonderdelen met eigen logo’s of behandel- specialismen? Maak dan een extra bedrijf aan en deel uw agenda’s. Declareren via een extra praktijk AGB-code is slechts een kwestie van instellen.

Declaratieproces

Het declaratieproces in FysioOne brengt administratieve lasten terug en ondersteunt actief bij foutreductie in het declaratie en vergoedingenproces. 

Bovendien worden retourberichten eenvoudiger verwerkt en zijn vele handelingen geautomatiseerd.

Overzichtelijke retourinformatie
Overzichtelijke retourinformatie
Elke maand een declaratieverslag

Online factureren naar patiënten

Ons advies is om aan het einde van de dag alle verrichtingen door te boeken en te zorgen dat deze klaar staan voor het declaratieproces. Laat geen declaraties staan tot het einde van de maand.

Voor en direct na de behandeling controleren uw therapeuten of de uitgevoerde verrichtingen aan de zorgverzekeraar of aan de patiënt gefactureerd moet worden en zorgen ze dat de uitgevoerde verrichtingen afgehandeld zijn. Zo bent u op dagbasis compleet en gereed voor de te versturen declaratierun. Geen stress meer op het laatste moment!

Bovendien ontvangen uw patiënten en cliënten hun facturen in PDF vorm als e-mail. Hun e-mailadressen had u toch al nodig om hen toegang tot uw patiëntenportaal te geven of om uw periodieke nieuwsbrief toe te sturen.

Rapportages: inzicht en overzicht

FysioOne helpt u als praktijkhouder met direct inzicht in de omvang van het aantal verrichtingen per therapeut en per vestiging. 

Bovendien worden verrichtingen en uw praktijkomzet direct doorgegeven aan uw praktijk en kwaliteitmanagement cockpit. Ook vormen zij de basis voor de verloning van uw personeel als uw praktijk dit op omzet of verrichtingen basis uitvoert.

Bijzonder in onze declaratie module is het doorlopend controleren van de Vecozo declaratie afhandeling. Deze belangrijke informatie wordt in FysioOne verwerkt. Zo heeft u één scherm voor al uw declaratiebestanden en retouren.

Alle maandgegevens van verrichtingen, omzet, retourberichten en retourpercentage worden in een jaartabel getoond. Zo ziet u in een oogopslag hoe het declaratieproces in uw praktijk verloopt en waar u dit kunt verbeteren.

Retourinformatie minimaliseren

FysioOne bevat alle gegevens van zorgverzekeraars, fysiovergoeding.nl en kan daardoor uw declaratie proces actief optimaliseren en de foutkans minimaliseren.

Met deze gegevens stuurt FysioOne het declaratieproces waarbij signalen gegeven worden voor het direct aan de patiënt factureren en het bereiken van het maximum aantal behandelingen of benutten van het beschikbare zorgbudget.

Op deze manier helpt FysioOne u met een efficiënt en doeltreffend declaratieproces. 

Mocht u toch liever het declaratieproces uit handen willen geven, dan kunt u deze declaratiewerkzaamheden aan SpotOnMedics uitbesteden. Daarnaast is een export faciliteit voor Infomedics mogelijk.

Patiëntenportaal

Hier hebben uw patiënten toegang tot hun persoonlijke omgeving binnen uw praktijk.

Deel praktijkinformatie met uw patiënten, verzoek hen vragenlijsten in te vullen, geef huiswerkoefeningen mee of bekijk de vorderingen die ze maken. Patiënten ontvangen van FysioOne een email met een persoonlijke toegangscode voor het SpotOnMedics patiëntportaal.

Patiëntenportaal

Huiswerkoefeningen

In uw praktijk gebruikt u vast al huiswerkoefeningen die u als geprint document mee geeft. Deze docs plaatst u als PDF in FysioOne waarna ze aan uw patiënt gekoppeld worden via hun portaal. Uw patiënt kan dan zijn huiswerkoefenigen thuis in zijn persoonlijke dossier bekijken. Op een pc, iPad of smartphone.

Natuurlijk kunt u ook gebruik maken van specialistische programmatuur voor huiswerkoefeningen zoals smartfysio, physitrack, fysiotools, etc. 

We helpen u hier graag mee verder!

Afspraakhistorie

Kent u ook patiënten die u vragen wanneer ze ook alweer een afspraak bij de praktijk gehad hebben?

In uw patiënten portaal kunnen ze dit ook zelf bekijken en printen. Het portaal laat van elke patiënt een overzicht zien met alle data en tijdstippen wanneer ze bij uw praktijk geweest zijn.

Als extra service kunt u per patiënt ook een behandelschema en eindverslag in het portaal van de patiënt plaatsen.

Huishoudelijke reglement en folders

Het patiëntenportaal is bovendien een prima middel om belangrijke praktijkinformatie met uw patiënten te delen.

Denkt u bijvoorbeeld aan uw praktijkreglement en -prijslijst. Bovendien kunt u documenten door uw patiënten laten accepteren zodat u weet dat ze dit ook gezien hebben. In uw eigen praktijkomgeving wordt het moment van acceptatie vastgelegd zodat u dit altijd kunt nakijken.

In augustus 2015 zijn wij overgestapt naar de FysioOne Agenda en het PatiëntDossier. Dit tijdens de audit PLUS periode. Een uitdaging voor de praktijk welke met goed gevolg is doorlopen. Begin 2016 zijn ook de diensten SpotOnMedics Financieel & Personeel geactiveerd.

Met deze totaaloplossing krijgt de praktijk meer grip op interne processen, hebben wij inzicht in onze agendavoering, kwaliteit van onze dossiers en onze financiële positie in termen van winst en verlies.

De overstap heeft wat voeten in aarde gehad maar we zijn nu al zodanig gewend dat de beoogde efficiëntie en tijdwinst niet meer weg te denken is. Ik ben ervan overtuigd dat de aankomende periode het all-in programma nog meer zal opleveren.

Pieter van Ginneke
Breda West Paramedisch Centrum