SpotOnMedics Financial Intelligence

“Bij SpotOnMedics krijg je als Young Professional veel ruimte om jezelf te ontwikkelen in een groeiend bedrijf en tegelijkertijd écht een verschil te kunnen maken.” 

SpotOnMedics staat altijd open voor jonge mensen met een visie. Robin Knol (23) studeert Finance & Control en was voor zijn afstudeeropdracht op zoek naar een uitdaging. Deze vond hij bij SpotOnMedics: het creëeren van een financieel dashboard. In dit interview vertelt hij samen met Monique Rientjes, data scientist van SpotOnMedics en tevens Robin’s stagebegeleidster, over Financial Intelligence en het belang hiervan voor iedere fysiotherapiepraktijk. Leest u mee? 

Monique, kun jij om te beginnen iets vertellen over Financial Intelligence en de ontwikkeling ervan? Wat is er veranderd in de markt en hoe past Financial Intelligence daarin?

Monique: “In de afgelopen 20 jaar heeft er met digitalisering een grote verandering plaatsgevonden in de gezondheidszorg. Die ingrijpende digitalisering betekent niet alleen het werken met elektronische patientendossiers – het brengt het grote voordeel met zich mee dat steeds meer werkzaamheden en processen met data gevisualiseerd kunnen worden. Eerder heeft SpotOnMedics haar Clinical Intelligence dashboard ontwikkeld en uitgerold onder een groot deel van haar klanten. Momenteel geven wij met drie huidige dashboards in SpotOnMedics Intelligence – Clinical Intelligence, Kwaliteitsdashboard en COVID-19 praktijkdashboard – inzicht op verschillende vlakken, waaronder behandelmethodes, dossiervoering, praktijk- en therapeutvariatie en niet te vergeten effectiviteit.”

“Als wij om ons heen kijken kan de digitalisering van de afgelopen periode en van de toekomst de fysiotherapiepraktijk veel meer bieden. In Nederland, maar ook op internationaal niveau zien wij het belang en gemak van FinTech, of Financial Technology,  steeds zichtbaarder worden. Met FinTech kun je grote hoeveelheden financiële data verwerken en vakkundige analyses uitvoeren. Door een FinTech oplossing aan te bieden kunnen wij helpen om operationele efficiëntie aan te scherpen, de kosten te verlagen, de klantervaring te verbeteren en de aantrekkelijkheid van extra producten en diensten te verhogen. De financiële data is afkomstig uit SpotOnMedics Financieel (boekhouding, red.) en SpotOnMedics personeel (salarisadministratie, red.) en is dan ook met name interessant voor de 66% van onze klanten die deze diensten bij ons afnemen. Deze groep haalt straks uit Financial Intelligence groot voordeel op het gebied van slimme keuzes binnen de praktijkvoering. ”

“Om praktijkhouders een zo goed mogelijk overzicht te geven van alle processen binnen de praktijk is er een uitbreiding van Clinical Intelligence vereist, namelijk een financiële analyse tool die gekoppeld staat aan Clinical Intelligence. Deze uitbreiding sluit naadloos aan op het 3-lagen model van SpotOnMedics: straks kun je met SpotOnMedics Intelligence op alle verschillende lagen (EPD, Financieel & Personeel, advies, red.) het all-in-one fysio platform raadplegen.“ 

Robin, ik ben benieuwd, hoe gaat het opzetten van zo’n nieuw dashboard in zijn werk? 

Robin: “Het begint bij het opstellen van een onderzoeksvraag, het schrijven van een plan van aanpak en een verantwoording van het onderzoek. Dit is binnen mijn opleiding Finance & Control aan de Haagse Hogeschool een vast onderdeel. Daarnaast helpt dit ook bij het richting geven aan het onderzoek en aan de vervolgstappen. Mijn onderzoeksvraag luidde: ‘Op welke wijze dient een financieel dashboard ingericht te worden om fysiotherapiepraktijken van stuurinformatie te kunnen voorzien?’ Vanuit hier ben ik aan de slag gegaan.”

“Waar mijn initiële plan was om, naast literatuuronderzoek, bij praktijken langs te gaan om wensen en behoeftes te inventariseren, liep het in de praktijk wat anders door intrede van COVID-19. Ik ben aan de slag gegaan met literatuur en heb het boek ‘Het kompas’ van Egbert de Jager als rode draad door mijn onderzoek laten lopen. Hier werd stap voor stap ingegaan op het maken van een dashboard. Ik heb in trechtervorm steeds meer richtlijnen weten te creëren: van de strategie van praktijken naar bijbehorende doelstellingen, en van die doelstellingen vervolgens naar KPI’s, key performance indicators. Deze KPI’s worden uiteindelijk gevisualiseerd in het dashboard.” 

Veel voorbereiding dus. Monique, wat was van jouw kant een uitdaging tijdens de ontwikkeling van het dashboard? 

Monique: “Eén van de uitdagingen binnen het Productteam tijdens de technische realisatie van het dashboard was om een volledig overzicht te kunnen geven van alle processen binnen de praktijk. Om dit te realiseren hebben wij diverse koppelingen gemaakt tussen SpotOnMedics Financieel (boekhouding, red.), SpotOnMedics Personeel (salarisadministratie, red.) en het FysioOne platform. Dit betekent dat het in het nieuwe dashboard mogelijk is om over alle verschillende lagen heen analyses uit te voeren en nog beter inzicht te krijgen in omzet- en kostenstromingen binnen de praktijk.” 

Waarom is inzicht in financiële data juist nu zo belangrijk? 

Monique: “Het belang van financiële data heeft hoofdzakelijk twee redenen. Enerzijds zien we veranderingen in het zorgveld waarbij value-based healthcare steeds meer de norm wordt, en anderzijds zijn er veel verschillende type contracten en financieringsproducten. De zorgstrategie van de toekomst vraagt om een herstructurering van praktijkprocessen. Denk hierbij aan de wijze waarop behandelprocessen worden gestroomlijnd, uitkomsten worden gemeten en trajecten worden vergoed. Het gebruik van actuele financiële data is voor iedereen van essentieel belang, ongeacht hoe groot de praktijk is. Om als praktijkhouder te kunnen inventariseren welk contract of type financieringsproduct er het beste binnen de praktijk past moet er niet alleen gekeken worden naar de operationele processen binnen de praktijk, maar ook naar het rendement dat het de praktijk gaat opleveren. Wat levert dit de praktijk op, en in hoeverre moet dit geïmplementeerd worden in de werkwijze van de praktijk?“

Kun je hier nog iets meer over vertellen? Wat is de link tussen een financieel dashboard en de twee genoemde ontwikkelingen? 

Budgettools stellen klanten in staat om op gemakkelijke wijze omzet- en kostenstromingen te managen. Inzicht krijgen en overzicht behouden op financieel niveau brengt het management team in de gelegenheid om uitgaven en inkomsten na te lopen en te verklaren hoe de cashflow tot stand is gekomen. Het enige wat veel praktijken tot nu toe heeft tegengehouden van het verkrijgen van dit inzicht is de techniek. Het inzichtelijk maken van alle operationele en financiële processen vraagt om softwarematige ordening van alle gegevensverzamelingen. Met behulp van een financieel dashboard wordt er op gestructureerde wijze data verzameld en gevisualiseerd in Financial Intelligence. De door ons ontwikkelde tool stelt de praktijk dus in staat om analyses te maken van belangrijke financiële feiten en trends in kaart te brengen. Met behulp van de opgedane kennis kunnen er vervolgens geïnformeerde beslissingen gemaakt worden. 

Krijgen praktijken deze inzichten niet al vanuit SpotOnMedics Financieel?

Om echt een goed inzicht te krijgen en overzicht te behouden op alle processen die zich binnen de praktijk afspelen zijn financiële kengetallen te beperkt om bijvoorbeeld uitspraken te kunnen doen over hoe de omzet- en kostenanalyse precies gevormd worden vanuit de declaraties. Wat is bijvoorbeeld het rendement van een behandeling, of per therapeut? En: wat is mijn omzet per vierkante meters? Hoe worden mijn behandelkamers en oefenruimtes gebruikt? Kan ik deze efficiënter inrichten en een hoger rendement realiseren? Dit zijn vragen die je wilt kunnen beantwoorden. 

Hoe kun je hier als praktijk slimme keuzes in maken? 

Voor het maken van de juiste keuzes en door te kunnen groeien naar de toekomst, heb je inzicht nodig. Natuurlijk geeft FysioOne op dit moment veel verschillende overzichten van alle data die vastgelegd wordt in het all-in-one fysio platform. Echter heb je straks het volledige overzicht met behulp van één dashboard. SpotOnMedics Financial Intelligence helpt bij het verkrijgen van inzicht en het behouden van overzicht op financieel gebied. 

Nog even over jou Robin, je blijft na je stage bij SpotOnMedics werken, waarom lijkt dit jou een leuke eerste werkplek na je studie? 

Robin: “Om meerdere redenen. Allereerst omdat het werk wat ik ga doen, als workflow medewerker in het accountancy team, studiegerelateerd is – iets wat ik belangrijk vind nu ik meer richting het bedrijfsleven ga. Tijdens mijn stage heb ik naar mijn zin gehad, ik voelde mij snel thuis in het bedrijf en er heerst een professionele en prettige werksfeer met leuke collega’s. Toch ben ik nog niet helemaal klaar met studeren, en zal ik per september beginnen met de premaster Accountancy & Control, gevolgd door de master Accountancy & Control, aan de Universiteit van Amsterdam.”

Tof! Nog niet klaar met de studieboeken zo te horen. Voor jou is het gedeelte Financial Intelligence inmiddels dus afgerond. Monique, kan je al iets vertellen over de vervolgstappen? 

Monique: “We hebben nu een goede basis. We zijn er hard mee bezig, maar de precieze livegang houden we nog even spannend. Uiteraard delen we de vorderingen, met als einddoel een goed werkend, gebruiksvriendelijk financieel dashboard die elke praktijk verder helpt naar de toekomst. Om aan de wensen van de praktijken te voldoen organiseert SpotOnMedics een pilot waarin een selecte groep van gemêleerde Intelligence praktijken het financiële dashboard gaat toetsen. Op basis van deze evaluatie zullen wij nieuwe aanpassingen doorvoeren in het dashboard en het dashboard beschikbaar stellen aan alle Intelligence gebruikers. Is het dashboard dan af? De komende periode zullen wij alle dashboards, waaronder ook het financiële dashboards, blijven toetsen en aanvullen om het dashboard zo up to date mogelijk te houden. Nieuwe inzichten leiden vaak weer tot nieuwe vragen vanuit de praktijken: hier gaan wij graag mee aan de slag.

Bent u na het lezen van dit interview benieuwd naar SpotOnMedics Intelligence? Lees dan hier direct onze nieuwste whitepaper over dit onderwerp. Houd onze nieuwsbrieven, social media kanalen en website in de gaten voor updates over Financial Intelligence.